Assistante Administrative (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste :

Eau Air Système est une filiale du groupe BAUDIN CHATEAUNEUF, spécialisée dans le traitement de l’eau, de l’air et du chauffage. Forte de 80 collaborateurs et d’un CA de 18 M €, l’entreprise intervient sur l’ensemble du cycle de vie des installations : conception, mise en œuvre, vérification des performances, mise en service, amélioration continue, maintenance et réparations.

Grâce à son BE intégré, EAS est en mesure de gérer des macro-lots techniques regroupant traitement de l’eau, chauffage, ventilation et plomberie-sanitaire. Elle apporte une réponse complète, à la fois technique et environnementale, tout en assurant un accompagnement jusqu’à la mise en service et une assistance pendant l’exploitation.

Ses domaines d’intervention couvrent notamment :

• Les piscines publiques
• Les centres de thalassothérapie
• L’hôtellerie et les campings
• Les aquariums
• Tout type de circuit fermé d’eau chaude ou d’eau froide sanitaire

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons 1 Assistante Administrative  (H/F) à St Aunès (34).

En lien avec les Chargés d’Affaires et les Conducteurs de Travaux, vos principales missions sont : 

1. Commercial : Etablissement des dossiers d’appel d’offre : dossier de candidature et mise en forme de la partie offre. Envoi par voie dématérialisée. Suivi administratif des affaires, création des dossiers d’affaires, enregistrement et archivage des pièces écrite.
2. Financier : En lien avec le Service Financiers de notre siège, vous assurez le :

Suivi des affaires en cours

• • Etablissement et suivi des garanties bancaires et des assurances chantiers
  • Préparation de la facturation, des situations de travaux et des DGD, suivi des paiements et relance client
  • Suivi documentaire (commande, avenant, plans, DOE…)

Gestion des sous-traitants

• • Rédaction des contrats, des avenants et des déclarations de sous-traitance
  • Gestion des factures, des Retenues de Garantie et des Cautions

Gestion du personnel

• • Enregistrement des pointages chantiers
  • Suivi des formations du personnel 
  • Enregistrement des notes de frais / congés payés du personnel de chantier dans les logiciels
  • Suivi des visites médicales.

Votre sens de l’initiative et votre autonomie doivent vous permettre d’organiser efficacement la polyvalence requise.